Was macht eigentlich die GaVa?

Das Team Gastveranstaltungen (GaVa)

• Thomas Grunewald (Abteilungsleiter Gastveranstaltungen)
• Leonie Jaiser (Managerin Gastveranstaltungen)
• Alexander Heinrich (Manager Gastveranstaltungen)
• Veronika Geßler (Managerin Gastveranstaltungen)

Sie haben stets den vollen Durchblick.
Messeort: Gastveranstaltungs-Büro, Verwaltungsgebäude

Inhaltsübersicht

• Einleitung
• GaVa: Die professionellen Tetris-Spieler
• Von der Idee zur Umsetzung: Organisation mit Weitblick
• Das Team stellt sich vor:
• Alexander Heinrich: Multitasking mit Tempo
• Leonie Jaiser: Hilfsbereit ist ihr zweiter Vorname
• Veronika Geßler: Gute-Laune-Meisterin vom Land
• Thomas Grunewald: Ruhepol mit Überblick  

Klickt man sich durch den Veranstaltungskalender der Messe Friedrichshafen fällt einem sofort auf: Er ist ganz schön voll! Es gibt die Eigenveranstaltungen, doch zusätzlich ist der Kalender gefüllt mit einer bunten Mischung aus unterschiedlichen Gastveranstaltungen, die nicht von der Messe selbst organisiert, aber gemeinsam mit den Veranstaltern auf dem Messegelände umgesetzt werden. So verwandelt sich die Messe während der Spiel Doch! am Bodensee in das reinste Spieleparadies, beim Wenglor Firmenlauf wird die Messe zur Laufstrecke , bei der Fakuma dreht sich alles um Kunststofftechnologie und bei der Eurobee wird die Messe zum Treffpunkt für Europas Berufs- und Erwerbsimker.

GaVa: Die professionellen Tetris-Spieler

Dreh- und Angelpunkt ist hier die Abteilung Gastveranstaltungen (kurz: GaVa):  Sie fungiert als Schnittstelle zwischen den Veranstaltern auf der einen Seite und den diversen Abteilungen der Messe sowie den externen Messedienstleistern auf der anderen. Damit das System reibungslos läuft, kennen sie alle Bereiche, Zuständigkeiten und To-Dos genau. So wissen sie bei jeder Aufgabe direkt, an wen sie sich wenden müssen. Immer im Blick haben sie dabei den Veranstaltungskalender: Was findet wann statt? Wann gibt es noch Platz im Kalender? Sie füllen den Veranstaltungskalender wie bei Tetris: Stück für Stück, bis alles ineinandergreift. 

Von der Idee zur Umsetzung: Organisation mit Weitblick

Am Anfang steht die Idee: Ein Veranstalter plant ein Event und entdeckt die Messe Friedrichshafen als passenden Ort für die Umsetzung. Der Kontakt zur Abteilung Gastveranstaltungen entsteht dabei oft direkt durch den Veranstalter – oder proaktiv durch das GaVa-Team, wenn sich spannende Formate abzeichnen.
Steht die Entscheidung für Friedrichshafen, beginnt die gemeinsame Planung. Das Team Gastveranstaltungen koordiniert alle Punkte, die für einen Veranstalter wichtig sind: von Technik, Hallenbelegung und Torbesetzung über die Kosten bis hin zum Einsatz der Messe-Servicedienstleister.
So wird die GaVa zur zentralen Schnittstelle für alles, was auf Seiten der Messe Friedrichshafen zu organisieren ist. Gleichzeitig sorgt das Team dafür, dass Gast- und Eigenveranstaltungen im Messekalender optimal aufeinander abgestimmt sind – ohne Überschneidungen und mit besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf. Denn erfolgreiche Veranstaltungen beginnen lange vor dem ersten Messetag: Teilweise sind bereits heute Termine für die Jahre 2030 bis 2034 im Gespräch.

Das Team stellt sich vor: 

Nimmt ein Veranstalter Kontakt zur Messe auf, sind folgende Leute am anderen Ende der Leitung bzw. des Bildschirms: Alexander Heinrich, Leonie Jaiser, Veronika Geßler oder Thomas Grunewald. Sie stehen mit Rat und Tat zur Seite und sind das Sprachrohr zwischen Veranstalter und den Messe-Abteilungen.