Kerstin Zerull am Schreibtisch
Kerstin Zerull
Abteilungsleiterin Rechnungswesen
Zahlen sind ihre Leidenschaft
Messeort: Rechnungswesen-Büro, Verwaltungsgebäude
Zum Rechnungswesen gehören die Buchhaltung und das Controlling:
Das Team Buchhaltung:
- Anja Niklaszewski
- Tatjana Wulfert
- Monique Moosmann
Das Team Controlling:
- Lilian Böck
- Manuel Buchmüller
Rechnungen bezahlen, Budgets planen oder Jahresabschlüsse erstellen – das Rechnungswesen, zu dem auch die beiden Unterabteilungen Controlling und Buchhaltung gehören, ist weit mehr als ein reines Zahlenzentrum. Bei der Messe Friedrichshafen laufen hier alle finanziellen Fäden zusammen. Kerstin Zerull, seit Oktober 2024 Leiterin des Rechnungswesens, nimmt uns mit in die Welt der Zahlen und zeigt, warum ihr Arbeitsalltag alles andere als trocken ist.
„Ordnung schaffen, Zahlen bändigen, Entwicklungen verstehen und die richtigen Signale geben.“
Im Rechnungswesen laufen die Finanzen von vier Gesellschaften zusammen: der Messe Friedrichshafen, der fairnamic, der Internationalen Bodenseemesse und der Energiegesellschaft. Das Team rund um Kerstin Zerull vereint dabei Buchhaltung und Controlling, zwei Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben, aber einem gemeinsamen Ziel: den finanziellen Überblick zu behalten. Das Rechnungswesen ist hierbei die übergeordnete Abteilung, in der beide Bereiche zusammenkommen. Ohne das Team geht weder Geld ein noch raus. „Es gibt bei uns immer neue Herausforderungen und es wird nie langweilig“, erklärt Kerstin Zerull. Diese Vielfalt macht für sie den Reiz an ihrer Arbeit aus.
Einmal Zahlenmensch, immer Zahlenmensch
Schon früh wusste die heutige Abteilungsleiterin, dass sie beruflich „etwas mit Zahlen“ machen möchte. Nach ihrer Ausbildung zur Bankkauffrau bildete sie sich berufsbegleitend zur Betriebswirtin und Bilanzbuchhalterin weiter. Was sie dabei immer antrieb, war die Neugier. „Ich lerne gerne Neues dazu.“ Über verschiedene Stationen in unterschiedlichen Branchen blieb sie dem Rechnungswesen aber stets treu. „Ich mag, was man alles aus den Zahlen herauslesen kann. Viele unterschätzen das und denken, das ist doch totlangweilig, aber das ist tatsächlich gar nicht so.“ Der Wechsel zur Messe Friedrichshafen war dann etwas Besonderes für sie. „Mich hat diese komplett andere Branche gereizt. Messen sind einfach viel offener und kreativer.“
Wenn Messen in Zahlen sichtbar werden
Zahlen spielen auch in der Abteilung Buchhaltung eine große Rolle. In Hollywood-Filmen wird diese gern umgeben von mannshohen Rechnungsstapeln und staubigen Aktenordnern dargestellt. Dass dies kaum etwas mit der Realität zu tun hat, wird jedoch sofort klar. Das Team rund um Anja Niklaszewski, Tatjana Wulfert und Monique Moosmann arbeitet nahezu vollständig digital und behält mit Programmen wie dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Sage 100 jederzeit den Überblick über Rechnungen, Zahlungen und Belege. „Pro Woche bekommen wir bestimmt um die 100 Rechnungen rein, wobei das natürlich immer auch ein bisschen auf die Messe ankommt. Bei der Aero oder der Tuning World Bodensee kommt zum Beispiel einiges zusammen“, berichtet Kerstin Zerull. Bereits Wochen vor Veranstaltungsbeginn steigt die Zahl der Rechnungen und Zahlungseingänge beim Team Buchhaltung. „Wenn eine Veranstaltung in den Startlöchern steht, erkennen wir das oft schon an den Rechnungszyklen.“ Neben dem Tagesgeschäft gehören zu den wichtigsten Aufgaben innerhalb der Buchhaltung außerdem Steuern, Mahnwesen und der Jahresabschluss. Dabei arbeitet das Team eng mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zusammen.
V.l.n.r.: Kerstin Zerull, Anja Niklaszewski, Tatjana Wulfert und Monique Moosmann
Der Jahresabschluss: Erst dann ist das Jahr zu Ende
Während für viele das Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, beginnt für die Buchhaltung hier die arbeitsintensivste Zeit. Bis Ende März prüft das Team sämtliche Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte und erstellt den Jahresabschluss des vergangenen Geschäftsjahres. „Es werden alle Leistungen betrachtet, die in dem Jahr stattgefunden haben. Dazu gehören Umsatzerlöse genauso wie Aufwand“. Offene Forderungen und Rückstellungen prüft die Buchhaltung ebenfalls. Letzteres umfasst etwa Resturlaube oder Gleitzeitguthaben. Sind alle Zahlen geprüft, wird eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt sowie weitere gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen. Danach übernimmt der Wirtschaftsprüfer die Kontrolle. Der Jahresabschluss gehört zu den umfangreichsten Aufgaben in der Buchhaltung. Für Kerstin Zerull ist der Moment, an dem er fertig ist, jedes Jahr ein kleines Highlight: „Wenn wir den fertiggestellt haben, dann ist das Jahr auch für uns abgeschlossen.“ Viel Zeit zum Durchatmen bleibt allerdings nicht. „Bei uns ist immer Messe. Nach der Messe ist vor der Messe.“
Aus Zahlen die Zukunft gestalten
Während die Buchhaltung den Blick auf das Tagesgeschäft richtet, schaut das Controlling derweil nach vorn. Gemeinsam analysieren Lilian Böck und Manuel Buchmüller Kennzahlen, planen Budgets und entwickeln Finanzprognosen für die kommenden Jahre. Die zentrale Frage lautet dabei immer: Wo können wir uns noch verbessern? Die Zahlen helfen, Entwicklungen sichtbar zu machen und daraus konkrete Maßnahmen für kommende Veranstaltungen abzuleiten. Ein weiterer Punkt ist die Liquiditätsplanung. Hier stellt das Controlling sicher, dass „wir genügend Geld auf unseren Konten haben“, erklärt Kerstin Zerull. Controlling wird häufig mit Kontrolle gleichgesetzt. Für Kerstin Zerull ist das jedoch ein Missverständnis: „Ich sehe uns im Controlling vielmehr als Dienstleistungsabteilung. Wir unterstützen und geben Hinweise zu Verbesserungsmöglichkeiten.“ Ein wichtiger Bestandteil dieser Zusammenarbeit sind Budgetgespräche mit den Projektteams. Diese finden meist im Herbst statt und bilden die Grundlage für die Budgetplanung zum Jahresende. Auf dieser Grundlage entwickelt das Controlling einen Finanzplan für die nächsten fünf Jahre. Dieser wird dann dem Aufsichtsrat und der Gesellschafterversammlung präsentiert.
V.l.n.r.: Kerstin Zerull, Manuel Buchmüller und Lilian Böck
Mehr als nur Zahlen
Ob Buchhaltung oder Controlling – am Ende geht es darum, aus Zahlen die richtigen Schlüsse zu ziehen. Genau diese Mischung aus Analyse, Organisation und immer neuen Herausforderungen begeistert Kerstin Zerull bis heute.