Zwischen Kabelsalat, Systemwartung und Tool-Flut:
Die Retter in der (Technik-)Not
Sven Rostin und Laura Brugger im Messe-Foyer
Sven Rostin & Laura Brugger
IT-Abteilungsleiter und Managerin IT-Anwendungen / RUBIN
Behalten in der Ticketflut einen kühlen Kopf
Messeort: IT-Büro, Verwaltungsgebäude
Wer kennt es nicht: Der Bildschirm ist eingefroren, Teams spinnt, Programm XY ist spurlos vom Desktop verschwunden und der Drucker? Der hat auch mal wieder keine Lust. Dabei wollte man doch gerade diese eine wichtige Präsentation fertigstellen, die eine wichtige E-Mail verschicken oder dem einen dringenden Teams-Call beitreten. Nachdem die Wunderwaffe ein- und Ausschalten auch nichts gebracht hat, hilft nur eins: die IT muss her. Die Retter in der Not, wenn man mal wieder an der guten, alten Technik verzweifelt. Also: Ticket erstellen und warten, bis die langersehnte Hilfe eintrifft und das Problem in den meisten Fällen im Handumdrehen löst.
Wir haben uns gefragt: Wie viele Tickets trudeln denn am Tag bei der IT ein und was gehört denn sonst noch so alles zu deren Aufgaben? Unsere Mission? Herausfinden, was die IT tagtäglich umtreibt. Unserer Fragenflut haben sich Sven Rostin, seit 2004 in der IT-Abteilung der Messe Friedrichshafen (seit 2015 Abteilungsleiter) und Laura Brugger, seit 2017 Managerin IT Anwendungen / RUBIN, stellvertretend für das zehnköpfige Team gestellt. Sie behalten in der Ticketflut einen kühlen Kopf und vor allem die Übersicht.
Arbeiten im Dauer-Update und kein Tag wie der andere
Im Gespräch mit ihnen wird schnell klar: Sie brennen für ihre Arbeit und für die Suche nach der richtigen Lösung: „IT lebt. Es geschehen hier viele schnelle Veränderungen und es gibt viel technischen Fortschritt, an dem man dranbleiben muss. Da wird es einem nie langweilig“, erklärt Sven Rostin enthusiastisch. Er führt weiter aus: „Systeme müssen auf den neuesten Stand gebracht, Patches oder Updates eingespielt werden. Manchmal gibt es notwendige Erweiterungen oder Hardware, die ausgetauscht werden muss.“ Laura Brugger sieht es ähnlich: „Durch meine Arbeit habe ich eigentlich mit jeder Abteilung des Unternehmens Berührungspunkte und dadurch bekomme ich viel mit. Ich habe jeden Tag eine neue Herausforderung. Es ist sehr abwechslungsreich.“
Im Hintergrund alles am Laufen halten
Allgemein gehe es darum, „dass die Systeme und Anwendungen bei der Messe funktionieren, damit jeder problemlos arbeiten kann“, so Sven Rostin. Ein Großteil der IT-Arbeit laufe im Hintergrund ab und sorge für den störungsfreien Betrieb: „Wenn es nicht scheppert, haben wir gute Arbeit geleistet.“ Die IT könne man im Grunde als Feuerwehr bezeichnen, denn sie sei „immer dort, wo es gerade brennt.“ Seine Arbeit fasst er humorvoll unter dem Motto „Helfen, heilen und Händchen halten“ zusammen.
Mehr als Tickets und Druckerprobleme
Die Aufgaben in der IT sind dabei sehr vielfältig: „Es gibt den klassischen Benutzersupport mit der Problemlösung. Wir stehen zur Verfügung, wenn jemand nicht weiterkommt. Dann gibt es den Bereich Netzwerkadministration, wo wir im Hintergrund dafür sorgen, dass alles läuft. In der Anwendungsbetreuung stellen wir die Systeme bereit, erklären die Software, schulen Mitarbeitende und unterstützen sie bei der Nutzung“, berichtet Sven Rostin. In der Anwendungsbetreuung ist Laura Brugger tätig. Sie befasst sich vor allem mit der Messe-Software RUBIN: „Mit der lässt sich eine komplette Messe abwickeln. Angefangen bei der Aussteller-Erfassung über den Versand von Serienmailings und Rechnungen bis hin zur Hallenplanung.“ Neben der Hilfe bei Software-Fragen plant sie auch Einführungsschulungen für Mitarbeitende, erstellt Online-Shops für die Messen und ist „so etwas wie eine interne Support-Hotline“.
Zwei Wege, ein IT-Team
Der individuelle Weg zur IT von Sven Rostin und Laura Brugger könnte dabei unterschiedlicher nicht sein. Die Liebe zum Tüfteln an technischen Geräten hat Sven Rostin schon als Kind von seinem Vater mitbekommen: „Mein Vater war einer, der immer mit dem PC herumgespielt hat und das habe ich ein bisschen aufgesaugt.“ Während der Schulzeit war der heutige IT-Abteilungsleiter dann in der Informatik-AG und startete erste Programmierversuche. Anschließend studierte er dual Wirtschaftsinformatik, arbeitete im IT-Bereich einer Bank und eines Krankenhauses und zog dann 2004 der Liebe wegen an den Bodensee, wo er schließlich bei der Messe Friedrichshafen anfing. Mittlerweile ist das bereits 22 Jahre her und Sven Rostin ist ein Messe-Profi.
Laura Brugger hingegen studierte ursprünglich BWL. Ihre Faszination für das Messegeschäft führte sie 2016 ins Unternehmen. Damals absolvierte sie während des Studiums ein Praxissemester: im Projektteam der IBO und nicht in der IT. Ein Jahr später – mit ihrem Abschluss in der Tasche – bewarb sie sich initiativ bei der Messe und wurde von Sven Rostin für die IT angeworben, um die Messe-Software zu betreuen. Mit der hatte sie während ihrer Zeit im Projektteam nämlich schon intensiv gearbeitet. Es ist genau diese zusätzliche Perspektive, die ihr bei ihrer täglichen Arbeit hilft, denn: „So kann ich die Teams, ihre Anforderungen und auch aufkommende Probleme besser verstehen.“
Gutgelaunt bei der Arbeit: Sven Rostin und Laura Brugger
IT-Arbeit ist Teamarbeit
Als Frau ist sie in der IT-Abteilung zwar in der knappen Minderheit, fühlte sich jedoch von Anfang an gut aufgenommen. Ihre männlichen Kollegen nennt sie liebevoll ihre „IT‑Jungs“. Allgemein berichtet sie begeistert vom Zusammenhalt in der Abteilung, was für sie ein persönliches Highlight ihrer Arbeit ist: „Die Zusammenarbeit klappt super im Team. Wir begegnen uns alle auf Augenhöhe. Ich finde es wichtig, dass man zusammen Spaß haben und Witze machen kann.“
Sven Rostin fördert als Abteilungsleiter dieses herzliche Miteinander aktiv: „Wir treffen uns jeden Morgen für 10 bis 15 Minuten, um gemeinsam in den Tag zu starten. Einmal in der Woche haben wir ein längeres Meeting, das wir WAM nennen (Wochenanfangsmeeting). Da bringen wir uns gegenseitig auf den neuesten Stand. Ab und zu organisieren wir noch ein gemeinsames Frühstück.“
Das IT-Team im Messe-Foyer
(1. Reihe v.l.n.r.: Fabian Heine, Timo Naubert, Michael Wißelinck,
Boris Gavric, 2. Reihe v.l.n.r.: Sven Rostin, Gitta Hatger, Laura Brugger, Gaby Näser, Margit Schöllhorn, Siegfried Held)
So tickt das Ticketsystem
Dieses enge Teamgefüge ist im Alltag essenziell, denn: „Wir arbeiten zusammen, machen gemeinsam Projekte, unterstützen und helfen uns gegenseitig“, so die RUBIN-Expertin. Der komplette IT-Support funktioniert konkret über ein Ticket‑System: „Das ist ein zentraler Posteingang. Hier laufen die ganzen Tickets ein und die Person, die sich auskennt und Zeit hat, schnappt sich das Ticket und bearbeitet es“, fasst Sven Rostin den Prozess zusammen. Etwa 30 neue Tickets kommen pro Tag dazu. Auf die Woche hochgerechnet sind das 150 Tickets und hier sind noch nicht die Anfragen mit einberechnet, die noch in Bearbeitung sind. Für gute Arbeit gebe es dann ein Fleißsternchen. Aber das System sei „mehr mit einem Augenzwinkern zu verstehen“, erklärt der IT‑Abteilungsleiter schmunzelnd.
Messemodus: Das IT-System unter Strom
Obwohl sich die grundsätzliche Arbeit nicht von IT-Abteilungen anderer Unternehmen unterscheidet, gibt es dennoch eine entscheidende Differenz: den Messe-Betrieb. Gerade bei internationalen Leitmessen mit mehreren Hallen, hunderten Ausstellenden und tausenden Gästen ist eine IT-Infrastruktur keine Nebensache, sondern das A und O für einen zuverlässigen Ablauf. Zu Messezeiten ändern sich die Anforderungen an die IT dann nochmal ins Extreme: „Während der Messen stehen der Service und die unmittelbare Lösung stark im Vordergrund. Das ist ein extrem termingebundenes Geschäft. Da hilft es nicht, wenn eine Lösung einen Tag später kommt. Es muss schon zu Messezeiten funktionieren. Man muss auch dieses Gewusel von ganz vielen Menschen mögen. Aber ich finde das echt spannend“, beschreibt Sven Rostin den Ausnahmezustand während der Messen.
RUBIN-Expertin Laura Brugger freut sich besonders, wenn alles in trockenen Tüchern ist: „Wenn nach einer Messe technisch alles reibungslos gelaufen ist und das Messeteam zufrieden ist, wissen wir: Die intensive Vorbereitung hat sich gelohnt. Es ist einfach schön zu wissen, dass man einen positiven Beitrag geleistet hat, der zum Gesamterfolg beigetragen hat.“
