„Der Kunde steht bei uns im Mittelpunkt”

Einblicke in die vielfältige Bandbreite seines Bereichs gibt der Leiter der Abteilung Gastveranstaltungen (Gava). Dabei erklärt Thomas Grunewald, welche Bedeutung das leistungsstarke Netzwerk und perfektes Timing für den Erfolg einer Veranstaltung haben.

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Thomas, was ist denn eine GaVa?

„Das sind alle Veranstaltungen, die die Messe Friedrichshafen nicht selbst organisiert bzw. durchführt. Bei einer GaVa vermieten wir unsere Hallen, Räume oder Außenflächen und erbringen den Veranstaltern unsere Dienstleistung sowie die unserer Servicepartner. Beispiele für solche Veranstaltungen sind Fachmessen wie die FAKUMA oder die all about automation, Sportereignisse wie der ZF Firmenlauf oder TV-Liveproduktionen wie zuletzt die Giovanni Zarrella Show. Es finden z.B. regelmäßig Betriebsversammlungen regionaler Großunternehmen wie ZF, MTU und Vetter statt, aber auch Firmenevents, Kongresse und Hausmessen. Die Bandbreite ist groß und das macht die Arbeit meiner Meinung nach auch so interessant und vielseitig.“

Welche Hauptaufgaben hat die Abteilung GaVa?

„Unser Team begleitet und betreut Gastveranstalter von der Vertragsverhandlung bis zum Ende der jeweiligen Veranstaltung. Wir vermieten unser Gelände und bereiten es technisch-logistisch nach den jeweiligen Bedürfnissen der unterschiedlichen Veranstalter vor. Wir koordinieren die verschiedenen, vom Kunden benötigten Services wie technische Anschlussarbeiten, Reinigung, Bewachung, Catering, Verkehrslenkung und -koordination und so weiter. Natürlich versuchen wir auch neue Veranstaltungen nach Friedrichshafen zu holen. Nachdem sich die Märkte nach der Pandemie wieder ein Stück weit normalisiert haben, bremst die anhaltende Wirtschaftsflaute zwar noch, aber es gelingt uns immer besser."

Lass uns das Thema Koordinationsaufwand noch vertiefen. Was gibt es hier bei der Planung im nahen Vorlauf der Veranstaltung zu beachten?

„Die Planungen sind sehr anspruchsvoll und unsere Zentralabteilungen wie Service und Logistik sowie Technik müssen reibungslos funktionieren. Gerade wenn mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden bzw. eng aufeinander folgen, ist diese Phase besonders heiß. Die parallel ablaufenden Prozesse bei Aufbau einer Veranstaltung und gleichzeitigem Abbau der Vorveranstaltung und den Instandhaltungsarbeiten auf dem Gelände, sind komplex und laufen unter hohem Zeitdruck. Da geht es nicht nur um Material, das rein und raus muss, sondern auch beispielsweise um Abhängepunkte von der Hallendecke. Das ist für die Aussteller selbst und auch für die vielen Dienstleister oft eine große Herausforderung. Spannend bleibt es bis zum Schluss: Wenn man einen Tag vor Veranstaltungsbeginn durch die Hallen läuft, kann man sich meist nicht vorstellen, wie das bis zum nächsten Morgen fertig sein soll. Und doch funktioniert es jedes Mal.“

Wie wichtig ist das Zusammenspiel mit lokalen Akteuren?

„Die Zusammenarbeit ist sehr wichtig – auch schon lange im Vorfeld einer Veranstaltung. Oftmals ist es für die Gastveranstalter ein großer Vorteil, dass wir den direkten guten Draht zu den lokalen Behörden und Akteuren haben. Wir können einigen Koordinationsaufwand abnehmen, was sich positiv auf das Kundenerlebnis auswirkt und zum Gesamterfolg der Veranstaltung beiträgt. Ein guter Draht zur Polizei hilft uns zum Beispiel, wenn es bei Sportveranstaltungen um Straßensperrungen geht. Solche Dinge funktionieren bei uns im Vergleich zu anderen Messestandorten unbürokratisch.“

Ist das auch ein Trumpf, den wir im Ärmel haben, wenn es darum geht, Gastveranstalter von der Messe Friedrichshafen zu überzeugen?

„Ja, unser leistungsfähiges und sehr kundenorientiertes Netzwerk ist sicher ein großer Vorteil. Ein zentraler Pluspunkt ist unser Team, das sehr erfahren und agil ist, weil kompakt aufgestellt. Bei uns ist der Gastveranstalter nicht nur eine Nummer, sondern der Kunde – und der steht bei uns im Mittelpunkt. Unsere Entscheidungswege sind sehr kurz und schnell, der Kunde hat eine Ansprechperson für die gesamte Veranstaltung („One Face to the Customer“). Oft genannt wird von unseren Kunden auch unsere Lage in einer der schönsten Regionen Europas. Arbeiten, wo andere Urlaub machen - gerade internationale Gäste kommen gerne hier her.“

Wie wichtig sind Gastveranstaltungen für den wirtschaftlichen Erfolg der Messe Friedrichshafen?

„Wie alle unsere Eigenveranstaltungen sind die Gastveranstaltungen ebenso notwendig und wichtig für den Erfolg des Gesamtunternehmens. Die gesunde Mischung, die wir aktuell haben, trägt maßgeblich zu unserem Erfolg bei.“

Wie viele Gastveranstaltungen finden ungefähr jährlich bei uns statt?

„Im vergangenen Jahr hatten wir rund 40 Gastveranstaltungen. Viele davon werden von der Öffentlichkeit gar nicht wahrgenommen, weil sie in keinem öffentlichen Kalender zu finden sind, aber natürlich trotzdem Geländeflächen belegen und maßgeblich auf das Ergebnis einzahlen, wie beispielsweise Händlertagungen, Hausmessen und Firmenevents von lokalen Unternehmen.“

Was sind deine Highlight im Veranstaltungskalender 2025?

„Ein Highlight war sicherlich die Giovanni Zarrella Show. Wir freuen uns immer über TV-Produktionen, weil sie einen ganz eigenen Charakter haben. Und ein kommendes Highlight ist die Europe Drum Show, die zum ersten Mal bei uns am 29. und 30. März stattfindet. Das wird eine außergewöhnliche Geschichte von einem internationalen Veranstalter mit einem speziellen Thema für ein feines Fachpublikum.“

Messe-Vlog auf Instagram

Sarah trifft Thomas Grunewald & Simon Kronschnabl aus dem Team Gastveranstaltungen. Die beiden geben spannende Einblicke in ihre Arbeit und verraten, welche Events auf unserem Gelände möglich sind – von Konzerten bis hin zu Sportveranstaltungen.